Der Ablauf einer anlassunabhängigen Qualitätsprüfung lässt sich grob in vier Phasen einteilen: Vorbereitung, Prüfung vor Ort, Prüfung beim LVR, Prüfabschluss. 

1. Prüfvorbereitung durch das LVR-Prüfteam

Das LVR-Prüfteam beginnt seine Vorbereitung mit der Anforderung und Sichtung vorliegender Unterlagen. Gegebenenfalls schließen sich weitere (Internet-)Recherchen an. Es werden statistische Auswertungen erstellt und eine Stichprobe von Leistungsberechtigten gezogen, deren Fälle in der Prüfung näher betrachtet werden.
Das Prüfteam geht in den Austausch mit der zuständigen Regionalabteilung der Eingliederungshilfe beim LVR und stimmt sich ab mit der jeweiligen WTG-Behörde.

2. Prüfung vor Ort

Das Prüfteam und die Vertreter*innen des Leistungserbringers führen ein Eröffnungsgespräch und besprechen den Prüfablauf. Das Prüfteam benennt seine Dokumentenanforderung, führt weitere Gespräche und unternimmt eine Begehung.

3. Prüfung beim LVR

Nach der Vor-Ort-Prüfung wird zunächst ein Protokoll angefertigt. Die Dokumente werden ausgewertet, Nachfragen oder Nachforderungen adressiert. Die Personalprüfung erfolgt und die Bewertung im Prüferhebungsbogen.

4. Prüfabschluss

Zum Abschluss der Prüfung erfolgt ein Abschlussgespräch zwischen den Vertreter*innen des Leistungserbringers, den Prüfer*innen sowie den Vertreter*innen der zuständigen Eingliederungshilfe-Regionalabteilung des LVR. Im Abschlussgespräch wird der Leistungserbringer auf der Grundlage der gewonnenen Erkenntnisse mit dem Ziel beraten, festgestellte Pflichtverletzungen unverzüglich zu beseitigen, Pflichtverletzungen rechtzeitig vorzubeugen und/oder Verbesserungsmöglichkeiten zu nutzen.
Wenn nicht bereits erfolgt wird der vorläufiger Prüfbericht verschickt - in Abstimmung zwischen Leistungsträger und Leistungserbringer ist es möglich, den vorläufigen Bericht vor dem Gespräch zur Verfügung zu stellen.
Im Fall einer Vergütungskürzung erfolgt ein separates Schreiben mit den erforderlichen Unterlagen. Es erfolgt der Versand des abschließenden Prüfberichts.
Zum Abschluss der Prüfung erfolgt eine Übergabe an die zuständige Regionalabteilung, bei der die Zuständigkeit für die weitere Qualitätssicherung und die Abstimmung über Maßnahmen zur Mängelbehebung liegt.